Routinen
Eine Routine ist etwas, das ich immer wieder für dich erledige, zum Beispiel Rechnungen in Google Drive ablegen und in FastBill oder Lexware Office hochladen. Ich fange mit Vorschlägen an und arbeite erst allein, wenn du es willst.
Früher hießen Routinen „Daueraufträge“. Einmal eingerichtet, gilt eine Routine für jede passende neue Mail. Im Moment gibt es eine Vorlage: Rechnungen in Drive ablegen, auf Wunsch zusätzlich in deine Buchhaltung.
Routine anlegen
- Öffne Routinen, auch über Automatisch ablegen auf der Rechnungsseite.
- Stell Ordner in Drive ein (Standard „Rechnungen“; bei englischen Konten heißt der Standardordner „Invoices“) und Vorlegen ab Betrag (€) (Standard 1.000 €, leer heißt keine Grenze). Die Grenze vergleicht die Zahl auf der Rechnung, egal in welcher Währung – 1.200 $ liegen über einer Grenze von 1.000 €. Hast du mehrere Konten, wählst du unter Für diese Konten, für welche sie gilt.
- Tipp auf Probelauf. Ich zeige dir an bis zu drei Rechnungen der letzten Wochen, wohin ich sie legen und wie ich sie benennen würde. Dabei passiert noch nichts.
- Passt es, tippst du auf Aktivieren.
Per Anweisung geht es auch: „Rechnungen künftig in Drive ablegen, über 500 € will ich sie sehen.“ Ich lege die Routine an, aktivieren musst du sie selbst. Fragst du nach anderen Diensten wie Clockodo oder Slack, schicke ich dich zu den Verbindungen.
Ablage: im Drive des Kontos, an das die Rechnung ging. Ordner nach Monat des Rechnungsdatums, zum Beispiel Rechnungen/2026-10, Dateiname aus Anbieter, Betrag mit Währung, Rechnungsdatum und Nummer, zum Beispiel Acme_117.49EUR_2026-10-06_RE-42.pdf. Den Kurznamen des Anbieters lege ich beim ersten Mal fest. Du kannst ihn auf der Seite ändern. Für die Ablage braucht das Konto die Drive-Freigabe (Kalender verbinden). Ich sehe dabei nur Dateien, die ich selbst anlege.
Ist für das Postfach FastBill oder Lexware Office verbunden (Verbindungen), lade ich den Beleg mit Auch in die Buchhaltung hochladen auch dorthin hoch. Rechnungen in einer anderen Währung als Euro lege ich dir immer vor, auch auf Still erledigen. Ich lege sie dann nur in Drive ab; die Buchung übernimmst du.
Freigabestufen
Unter Wie selbstständig? stehen drei Stufen:
- Vorschlagen: Jede Rechnung liegt unter „Wartet auf dich“. Du tippst Freigeben oder Verwerfen.
- Erledigen und Bescheid geben: Ich lege sofort ab und zeige es dir in Dein Tag, mit Rückgängig.
- Still erledigen: Ich lege ab und schreibe es nur ins Protokoll.
Jede neue Routine startet auf Vorschlagen. Hast du zehn Vorschläge hintereinander unverändert freigegeben, frage ich, ob ich ab jetzt selbst erledigen soll: Ja, ab jetzt oder Noch nicht. Die Stufe kannst du jederzeit selbst ändern.
Auf jeder Stufe lege ich dir vor:
- Rechnungen über deiner Betragsgrenze
- eine neue Bankverbindung bei einem bekannten Absender (häufiges Betrugsmuster)
- fehlende Drive-Freigabe
- mit Buchhaltung: wenn ich die Umsatzsteuer nicht erkenne
- mit Buchhaltung: Rechnungen in einer anderen Währung als Euro
Wenn etwas nicht stimmt
Im Protokoll machst du jede Ablage mit Rückgängig rückgängig. Die Datei verschwindet aus Drive. In FastBill und Lexware Office kann ich nichts löschen, das musst du dort selbst tun. Nach einem Rückgängig falle ich eine Stufe zurück. Ging etwas schief, tippst du auf Nochmal versuchen. Mit Pausieren hältst du die Routine an, Löschen entfernt sie. Bereits Abgelegtes bleibt in Drive.