Kalender verbinden und dein Tag
Ich zeige dir deinen ganzen Kalender, finde kommende Termine und ändere sie mit dir – samt Agenda, Teilnehmern und Anhängen. Teilnehmer benachrichtige ich nur, wenn du es ausdrücklich wählst.
Mit verbundenem Kalender beantworte ich Terminanfragen mit echten freien Zeiten, trage Zusagen ein und zeige dir, was heute und morgen ansteht. Ohne Kalender bleibe ich beim Postfach.
Kalender verbinden
- Öffne Termine & Aufgaben: in den Einstellungen der Reiter Termine, am Handy Mehr → Termine.
- Unter Kalender, Aufgaben und Kontakte verbinden steht jedes deiner Konten. Tippe beim Konto auf Verbinden.
- Google fragt nach der Freigabe. Danach siehst du Häkchen bei Kalender, Aufgaben, Kontakte und Drive (ausgewählte Dateien).
Gib die Freigabe pro Konto. Ob du frei oder belegt bist, prüfe ich über alle verbundenen Konten zusammen, privat und geschäftlich. Wählst du bei Google aus Versehen ein anderes Konto, speichere ich nichts und sage dir, welches Konto gemeint war. Fehlt später ein Bereich, tippe auf Erneut freigeben.
Auf derselben Seite stellst du unter Deine Terminzeiten ein, wann ich Termine anbieten darf. Mehr dazu unter Terminanfragen.
Dein Tag
Im Vorzimmer öffnest du Dein Tag. Dort steht:
- Termine für heute und morgen. Aufgaben mit Uhrzeit stehen als Erinnerung dazwischen.
- Aufgaben aus Google Tasks, sortiert nach Fälligkeit.
- In Abstimmung: Termine, die ich gerade mit jemandem abstimme.
- Fristen, zum Beispiel Rechnungen, die bald fällig sind.
Tippst du einen Termin an, siehst du Ort, Teilnehmer, Agenda und Anhänge. Je nach Termin kannst du Beitreten, zusagen, Verschieben oder Neue Zeit vorschlagen. Eigene Termine ohne Gäste machst du mit Als Aufgabe zur Aufgabe.
Den ganzen Kalender findest du unter Kalender. Er öffnet sich auch über Uhr und Tischkalender auf dem Schreibtisch.
Der ganze Kalender
Unter Kalender siehst du deine Termine als Monat, Woche, Tag oder Liste. Mit den Pfeilen blätterst du, Heute springt zurück, über das Datumsfeld gehst du zu einem bestimmten Tag. Am Handy zeige ich dir zuerst die Liste, weil sie sich dort besser lesen lässt.
- Ich zeige die Termine aller Konten, die du oben rechts ausgewählt hast. Bei „Alle Konten“ hat jedes Konto eine eigene Farbe, und der Kontoname steht als Text am Termin. Die Farben erklärt die Zeile Konten.
- Ganztägige und mehrtägige Termine stehen oben im Tag, mehrtägige an jedem Tag, den sie dauern.
- Termine, die ich für eine Terminabsprache vorgemerkt habe, sind gestrichelt. Abgesagte sind durchgestrichen.
- Daneben stehen wie bisher Heute, Morgen und deine offenen Aufgaben. Eine Aufgabe hakst du direkt dort ab.
Ich lese den Hauptkalender jedes Kontos. Weitere Kalender (zum Beispiel einen geteilten Team-Kalender) kann ich nur zeigen, wenn Google mir das Auflisten deiner Kalender erlaubt. Die Freigabe, die ich heute erbitte, deckt nur Termine ab. Termine in weiteren Kalendern erscheinen deshalb erst, wenn diese Freigabe dazukommt.
Termine suchen
Gib oben in Termine suchen ein Stichwort ein, etwa einen Namen, eine Firma oder ein Thema. Ich suche in Titel, Beschreibung, Ort und Teilnehmern, über alle gezeigten Konten und nur in kommenden Terminen. Unter Zeitraum eingrenzen grenzt du die Suche auf einen Zeitraum ein. Tippst du einen Treffer an, öffnet sich der Termin.
Termin ansehen und bearbeiten
Ein Termin zeigt Zeit, Ort, Videocall, Teilnehmer mit ihrer Antwort, die Beschreibung (Agenda) und die Anhänge. Unter Bearbeiten änderst du:
- Titel, Datum, Beginn und Ende oder die Dauer, auch Ganztägig,
- Ort und Beschreibung / Agenda (mehrzeilig),
- Teilnehmer: entfernen per Häkchen, neue unter Teilnehmer hinzufügen,
- Erinnerung und, falls noch keiner da ist, einen Link für einen Videocall (Videocall-Link (Google Meet) erstellen).
Gibt es andere Teilnehmer, frage ich vor dem Speichern Teilnehmer benachrichtigen? Du entscheidest jedes Mal: Entweder schicke ich allen die Änderung, oder ich ändere den Termin nur in deinem Kalender, ohne Nachricht. Ohne deine Wahl speichere ich nichts. Dasselbe gilt fürs Löschen, für Anhänge und für deine Antwort auf eine Einladung.
Mit + Termin legst du einen neuen Termin an. Trägst du dabei Teilnehmer ein, bekommen sie nur dann eine Einladung, wenn du das ausdrücklich wählst.
Ändern kann ich nur Termine, die du selbst angelegt hast oder bei denen der Organisator den Gästen das Ändern erlaubt. Bei anderen Terminen zeige ich ein Schloss. Dort kannst du unter Deine Antwort zusagen, mit Vielleicht antworten oder absagen. Bei Serienterminen gilt eine Änderung nur für den einen Termin. Die ganze Serie änderst du über In Google Kalender öffnen.
Anhänge
Unter Anhang hinzufügen wählst du eine Datei aus (höchstens 10 MB) und tippst auf Hochladen und anhängen. Ich lege sie in deinem Google Drive im Ordner „Consent+ Anhänge“ ab und hänge sie an den Termin. Liegt die Datei schon in deinem Drive, füge unter Vorhandene Drive-Datei anhängen ihren Link ein. Mit Entfernen nimmst du einen Anhang wieder vom Termin. Die Datei selbst bleibt in deinem Drive.
Für Anhänge brauche ich die Drive-Freigabe des Kontos. Fehlt sie, steht beim Termin Drive verbinden. Ich sehe damit nur Dateien, die ich selbst ablege oder die du mir gibst, nie dein ganzes Drive. Ob die Teilnehmer eine Datei öffnen dürfen, regelst du in Google Drive.
Einstellungen deiner Chefsekretärin
Unter Einstellungen → Chefsekretärin (am Handy Mehr → Chefsekretärin) legst du fest, wie ich mit Terminen umgehe:
- Termin-Bestätigungen unter Was ich selbst darf: Auf Vorlegen lege ich dir jede Bestätigung vor. Auf Selbst erledigen trage ich angenommene Zeiten selbst ein und bestätige sie.
- Erinnerung vor Terminen: eine Mitteilung einige Minuten vor dem Termin.
- Morgen-Briefing und Tagesabschluss: morgens und abends ein kurzer Stand.
Damit nichts doppelt vergeben wird, trage ich angebotene Zeiten als private Blocker („Vorgemerkt: …“, ohne Einladung) in deinen Kalender ein. Sie verschwinden von selbst, sobald eine Zeit bestätigt ist oder die Anfrage verfällt (So schlage ich Zeiten vor).
Wenn etwas nicht stimmt
Fehlt ein Termin, prüfe auf Termine & Aufgaben, ob das Konto ein Häkchen bei Kalender hat. Ich lese den Hauptkalender des Kontos. Kannst du einen Termin nicht ändern, hat ihn jemand anderes organisiert (Termin ansehen und bearbeiten). Passt ein Vorschlag nicht, ändere deine Terminzeiten und tippe auf Speichern.