Terminanfragen

Fragt jemand nach einem Termin, suche ich drei freie Zeiten, merke sie in deinem Kalender vor und lege dir eine fertige Antwort hin. Eingetragen und eingeladen wird erst, wenn du zustimmst.

Terminanfragen erledige ich nur mit verbundenem Kalender (Kalender verbinden). Ohne Kalender lege ich dir die Mail ganz normal vor.

So schlage ich Zeiten vor

Erkenne ich in einer Mail den Wunsch nach einem Termin, gehe ich so vor:

Ich suche drei freie Zeiten, möglichst auf verschiedene Tage verteilt. Belegt ist, was in einem deiner verbundenen Kalender steht, und was ich gerade jemand anderem angeboten habe.
Ich halte mich an Deine Terminzeiten auf Termine & Aufgaben: Tage für Termine, Frühestens und Spätestens, Höchstens Termine pro Tag, Abstand zwischen Terminen (Minuten), Frühester Vorschlag (Stunden ab jetzt), So weit im Voraus suchen (Tage) und Ohne Termine (Fokustage). Ganztägig belegte Tage wie Urlaub lasse ich aus. Die Dauer richtet sich nach der Standardform: Video, Telefon oder vor Ort.
Ich merke die drei Zeiten in deinem Kalender vor („Vorgemerkt: …“, privat, ohne Einladung). So vergebe ich nichts doppelt.
In der Unterschriftenmappe liegt eine Antwort mit genau diesen Zeiten. Über deinen Kalender verrät sie nichts. Du sendest sie, änderst sie oder verwirfst sie.

Ist in deinen Terminzeiten nichts frei, lege ich die Mail in die Entscheidungsmappe. Dann entscheidest du selbst.

Du kannst eine Abstimmung auch anstoßen: Schreib ins Feld oben (am Handy: ✦ in der Tab-Leiste) zum Beispiel „Mach einen Termin mit Anna aus“. Ich bereite dann eine Mail mit drei Zeiten vor.

Wenn die Antwort kommt

Eine Zeit passt: Ich lege dir die Bestätigung vor. Sendest du sie, trage ich den Termin nach Ablauf der Rückgängig-Frist ein. Google verschickt die Einladung, bei Video mit Meet-Link. Die übrigen Vormerkungen gebe ich frei.
Gegenvorschlag: Ist die gewünschte Zeit frei und liegt sie in deinen Terminzeiten, bestätige ich sie. Sonst biete ich neue Zeiten an, wenn möglich am gewünschten Tag, ohne zu begründen, warum die erste Zeit nicht ging. Nach mehreren Runden landet die Abstimmung bei dir.
Absage: Die Vormerkungen werden wieder frei.
Unklar: Ich lege dir die Mail zur Entscheidung vor.

Kommt keine Antwort, verfallen die Vormerkungen nach der Zahl Tage, die du bei Vormerkungen verfallen nach (Tagen ohne Antwort) eingestellt hast. Schickst du statt meines Entwurfs eigenen Text ohne die angebotenen Zeiten, beende ich die Abstimmung und gebe die Vormerkungen frei.

Laufende Abstimmungen siehst du in Dein Tag unter In Abstimmung.

Selbst bestätigen lassen

Hast du drei angenommene Termine unverändert bestätigt, frage ich, ob ich das künftig selbst übernehmen soll. Du kannst es auch direkt auf der Assistenz-Seite bei Termin-Bestätigungen einstellen. In der Probezeit und bei harten Grenzen lege ich trotzdem vor.

Wenn etwas nicht stimmt