Akten

In einer Akte sammle ich alles zu einem Vorgang mit mehreren Beteiligten – Mails aus allen Konten, Fakten mit Quelle, Dokumente aus Drive und den aktuellen Stand. Neue Mails ordne ich selbst zu, bei Unsicherheit frage ich.

Manche Themen ziehen sich über Wochen und viele Mails: ein Hausbau, ein Mandat, eine Prüfung. Dafür gibt es Akten.

Was in einer Akte steht

Worum geht es / Ziel und Aktueller Stand. Den Stand aktualisiere ich, wenn eine neue Mail etwas ändert.
Beteiligte: Personen oder ganze Firmen (@firma.de).
Fakten mit Quelle: Vereinbarungen, Preise, Fristen, Zusagen, Zuständigkeiten. Bei jedem Fakt steht, aus welcher Mail er stammt. Widerspricht ein neuer Fakt einem alten, entscheidest du: Neuer gilt oder Alter gilt.
Zeitleiste: alle zugeordneten Mail-Verläufe, aus allen deinen Konten.
Dokumente aus Google Drive.
Notizen: was ich zu dieser Akte wissen soll.

Dieses Wissen nutze ich für Vorschläge und Antworten. Schreibst du per Anweisung jemandem aus der Akte, kenne ich den Zusammenhang. „Schick ihm das letzte Angebot“ hängt das passende Dokument aus der Akte an.

Akte anlegen

Aus einer Mail: Im Vorzimmer oder in der Mail-Ansicht auf Neue Akte tippen. Ich lese den Verlauf und schlage Name, Ziel, Stand, Beteiligte und Stichwörter vor. Die Mail ist gleich zugeordnet.
Von Hand: Auf der Seite Akten einen Namen eingeben und Anlegen.
Per Anweisung: „Leg eine Akte Hausbau Starnberg an, mit Anna Berg.“ Oder: „Merk dir zur Akte Hausbau: Fenster erst nach Bemusterung bestellen.“ Auch „Wie ist der Stand bei Hausbau?“ funktioniert.
Auf meinen Vorschlag: Schreibt dir jemand in vier Wochen in mindestens drei Verläufen, frage ich unter Sieht nach einer Akte aus. Akte anlegen oder Nein danke.

Ältere Mails holst du mit Frühere Mails suchen dazu. Eine einzelne Mail ordnest du mit Zu Akte hinzufügen zu.

So ordne ich zu

Neue Mails ordne ich zu, wenn der Verlauf schon zur Akte gehört, ein Aktenzeichen aus Stichwörter & Aktenzeichen vorkommt oder der Absender Beteiligter genau einer Akte ist. Bin ich nicht sicher, frage ich: „Gehört das zur Akte?“ mit Ja und Nein.

Dokumente

Tipp in der Akte auf Aus Drive auswählen und wähle Dateien oder Ordner. Dafür braucht das Konto einmal die Drive-Freigabe (Kalender verbinden). Ich sehe nur, was du auswählst, nie dein ganzes Drive. Den Text lese ich, damit ich darin suchen kann. Die Originale bleiben in Drive.

Sensible Akten

Geht es um Gesundheit oder ähnlich Persönliches, kreuz im Steckbrief bearbeiten die Option für sensible Themen an. Dann speichere ich nur Verweise und deine Notizen, keine Fakten.

Wenn etwas nicht stimmt

Falsch zugeordnet? In der Zeitleiste Aus der Akte nehmen. Einen falschen Fakt entfernst du mit Löschen. Setzt du den Status auf Abgeschlossen, lösche ich die Fakten nach zwölf Monaten.