Aussortieren
Werbung und Kaltakquise, die nicht zu dir passen, nehme ich aus dem Posteingang, Newsletter lege ich in ihrem Ordner ab. Gelöscht wird nichts – und jede Korrektur merke ich mir.
Ich räume deinen Posteingang auf zwei Arten auf: Ich sortiere Angebote aus, die nicht zu dir passen, und ich lege Kategorien ab, die du nicht im Posteingang haben willst. Beides tue ich nur, solange unter Einstellungen → Was ich für dich tun darf der Punkt Unpassende Angebote aussortieren eingeschaltet ist.
Was ich aussortiere
- Unpassende Angebote. Werbung und Kaltakquise (Kategorien Kaltakquise und Kooperation), die laut deinen Deine Interessen kaum passen oder ein Thema betreffen, das du ausgeschlossen hast. Sie bekommen in Gmail das Label „C+/Gefiltert“ und stehen unter Angebote → Unpassend. Solange du keine Interessen angegeben hast, sortiere ich keine Angebote aus.
- Kategorien, die ich automatisch ablege. Jede Mail bekommt eine Kategorie, etwa Newsletter, Benachrichtigung oder Allgemein, und in Gmail ein passendes Label „C+/…“. Von Haus aus lege ich nur Newsletter automatisch ab. Für jede andere Kategorie entscheidest du selbst: Automatisch ablegen oder Im Posteingang lassen – oben in der Kategorie oder unter Einstellungen → Kategorien automatisch ablegen. Allgemein bleibt immer im Posteingang.
Persönliche und laufende Geschäftspost sortiere ich nie wegen deiner Themen aus. Immer im Posteingang bleiben außerdem Mails von VIPss, Mails zu einer aktiven Akte, Gespräche mit Gesprächs-Freigabe, Mails, auf die du wartest (Bescheid geben, wenn jemand schreibt), und Kategorien, die du als wichtig markiert hast.
Warum eine Mail dort liegt, wo sie liegt, steht in der Mail unter Warum ist die Mail hier?.
Umsortieren und mitlernen
Liegt eine Mail falsch, öffne in der Mail Warum ist die Mail hier? und tippe auf Falsch einsortiert?. Im Blatt Wohin gehört diese Mail? schlage ich eine Kategorie vor. Du kannst auch selbst eine wählen oder eine neue anlegen. Danach sagst du mir, wofür das gilt:
- Alle Mails wie diese – ich merke mir in einem Satz, welche Art Mails dazugehört, und ordne Ähnliches künftig genauso ein.
- „Alles von …“ – alle Mails dieses Absenders, auch künftige.
- Nur diese eine – nur diese eine Mail.
Mit Wichtig – ins Vorzimmer lege ich dir Mails dieser Kategorie immer vor und sortiere sie nie aus. Finde ich ältere Mails, die auch dazugehören, frage ich, ob ich sie mitverschieben soll.
Ein aussortiertes Angebot holst du mit Doch wichtig zurück in den Posteingang. Ich merke mir das und sortiere Ähnliches seltener aus.
Wenn etwas nicht stimmt
Falsche Kategorie: über Falsch einsortiert? umsortieren. Was ich dabei gelernt habe, siehst und löschst du unter Einstellungen → Kategorien. Ein Absender, der immer falsch landet: Absenderregeln.