Senden, Ablegen, Abklären

Jeder Vorgang hat eine Hauptaktion. Du gibst frei, legst ab oder lässt mich abklären – und kannst jede Aktion kurz darauf rückgängig machen.

Senden

In der Unterschriftenmappe liegt die Antwort fertig unter Deine Antwort. Du kannst Betreff und Text direkt ändern; sobald du das Feld verlässt, speichere ich still als Gmail-Entwurf. Steht im Text noch eine Lücke in doppelten eckigen Klammern, fehlt etwas, das nur du weißt. Zur Stelle springen springt hin, und Senden bleibt gesperrt, bis die Lücke gefüllt ist.

Senden (oder Enter) schickt die Antwort nicht sofort, sondern nach einer kurzen Rückgängig-Frist. Ein Haken darunter sorgt dafür, dass ich dich erinnere, falls in ein paar Tagen keine Antwort kommt.

Passt die Antwort noch nicht? Unter dem Text stehen Vorgaben wie Kürzer, Absagen oder Förmlicher; mit Anders formulieren … gibst du mir eine eigene Vorgabe („zusagen, aber erst ab Oktober“). Ich schreibe den Entwurf dann neu.

Optionen wählen

In der Entscheidungsmappe steht meine Empfehlung als erster Knopf auf der Karte, daneben die Alternativen. Habe ich keine konkreten Optionen aus der Mail gezogen, bietet die Karte Zusagen, Absagen und Nachfragen. Ein Klick, und ich schreibe die passende Antwort; der Vorgang wird dann zur fertigen Antwort, die du wie oben freigibst.

Ablegen

Ohne Antwort ablegen schließt den Vorgang ohne Antwort: Die Mail gilt als gelesen und verlässt den Posteingang, ein vorbereiteter Entwurf wird nach der Rückgängig-Frist verworfen. In der Lesemappe heißt die Hauptaktion Gelesen und ablegen; Alle gelesen und ablegen erledigt die ganze Mappe.

Nach dem Ablegen frage ich manchmal, ob ich Mails dieses Absenders künftig gleich ablegen soll. „Ja, immer so“ legt die Regel an (Absenderregeln).

Abklären

Bei Kaltakquise schlage ich vor, erst abklären zu lassen: Abklären lassen. Dann antworte ich in deinem Namen, freundlich und in der Sprache des Absenders, offen als deine KI-Chefsekretärin. Der Absender reicht kurz ein, worum es geht und warum gerade du. Nur was zu deinen Themen passt, kommt zu dir, geprüft und zusammengefasst. Wie läuft das ab? · So antworte ich zeigt dir vorher die genaue Antwort.

Dafür muss Aussortierten Absendern eine zweite Chance geben eingeschaltet sein. Nach dem ersten Mal frage ich, ob ich Kaltakquise künftig immer so abklären soll; die Antwort geht dann ohne Rückfrage raus, nur an Firmenadressen und höchstens alle 90 Tage je Absender. Willst du lieber selbst antworten: Selbst antworten. Mehr unter Mit Consent+ antworten und Angebote.

Weitere Wege

Das ⋯-Menü im Vorgang bündelt alles Seltene: Weiterleiten … mit einer Notiz (Anhänge bleiben in Gmail), Selbst antworten, Neue Akte, Als ungelesen markieren, Vorschlag verwerfen, Spam und Löschen.

Rückgängig

Nach Senden, Ablegen, Weiterleiten und Abklären erscheint unten eine Leiste mit Rückgängig und einem Zähler: Was du selbst auslöst, kannst du 20 Sekunden lang zurücknehmen; was ich selbstständig erledige, 10 Minuten lang (Was ich allein darf). Solange er läuft, ist nichts passiert: Antworten und Weiterleitungen gehen erst nach Ablauf raus, wie „Senden rückgängig“ in Gmail. Dieselben Einträge stehen im Verlauf unter Heute erledigt, ebenfalls mit Rückgängig, solange die Frist läuft. Nach Löschen oder Spam bietet die Leiste das Zurückholen an.

Antwortentwürfe sind im kostenlosen Tarif begrenzt; ist das Kontingent aufgebraucht, sage ich das im Vorgang (Abo und Pro).

Wenn etwas nicht stimmt

Ist eine Antwort versehentlich rausgegangen, prüfe den Verlauf: Innerhalb der 20 Sekunden holst du sie zurück, danach ist die Mail raus. Schreibe ich im falschen Ton, korrigiere den Text oder gib mir eine Vorgabe; auf Dauer stellst du Ton und Stil unter Einstellungen → Antworten ein (Und der Ton?).

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Vorzimmer · Schnellaktionen · Zurücklegen · Mit Consent+ antworten · Was ich allein darf · Erledigt-Bericht