Vorzimmer

Im Vorzimmer liegt nur, was dich wirklich braucht – jede Mail mit meinem Vorschlag und einer Begründung. Du entscheidest mit einem Klick.

Was hier liegt

Das Vorzimmer ist dein Arbeitsplatz. Hier lege ich dir jede Mail vor, die etwas von dir braucht: eine Entscheidung, eine Freigabe oder einen kurzen Blick. Alles andere (Werbung, Newsletter, Automatisches) erledige ich vorher an der Tür oder lege es ab (Aussortieren).

Links steht die Liste der Vorgänge, rechts genau ein Vorgang.

Die Mappen

Die Liste ist in Mappen gruppiert, wie bei einer echten Chefsekretärin:

• Entscheidungsmappe – hier brauche ich deine Entscheidung: Es geht um Geld, eine Zusage, eine Frist, eine Unterschrift oder etwas, das nur du beurteilen kannst. Meine Empfehlung steht dabei, meist mit zwei bis drei Optionen.
• Unterschriftenmappe – fertig vorbereitet. Die Antwort steht, du gibst nur noch frei. Mit mehreren Einträgen öffnet der Knopf „Alle … durchgehen“ über der Mappe sie als Stapel. Nur dort gilt: rechts wischen oder → gibt frei (gesendet wird nach der Rückgängig-Frist), links oder ← legt auf morgen. In der normalen Liste heißt Wischen nach rechts dagegen Ablegen (Zurücklegen).
• Lesemappe – zur Kenntnis, in einem Satz zusammengefasst. Alle gelesen und ablegen räumt die ganze Mappe mit einem Klick.

Dazu kommen zwei Sonderfälle: Kaltakquise sammelt aussortierte Verkaufsmails, die du gesammelt abklären lassen kannst (Mit Consent+ antworten), und Zurückgelegt zeigt eingeklappt, was du dir für später aufgehoben hast (Zurücklegen).

Der Vorgang

Oben im Vorgang steht eine Marke (Deine Entscheidung, Antwort fertig oder Nur zur Info), daneben, was ich aus der Mail herausgelesen habe: VIP, Echtheit, Frist, Betrag, ob eine Unterschrift, Zahlung oder ein Termin ansteht. Darunter Betreff, Absender und an wen die Mail eigentlich ging.

Dann kommt meine Karte: ein Satz, was ich vorschlage, und darunter kleiner, warum. Bei Entscheidungen stehen die Optionen direkt auf der Karte. Darunter liegen Deine Antwort zum Bearbeiten, Die Mail im Original und ein Feld für Anweisungen zu dieser Mail. Wie du freigibst, änderst oder verwirfst, steht unter Senden, Ablegen, Abklären.

Tastatur: Tastatur: J/K nächster/voriger · Enter erledigen · E Antwort bearbeiten · S später · X verwerfen.

Warum liegt das hier?

Jede Karte sagt es dir: Der Vorschlag steht fett, die Begründung darunter. Daneben steht Warum? – ein Klick erklärt genau diesen Fall: woher ich den Absender kenne (VIP, bekannt, Behörde, Dienstleister), warum die Mail in dieser Mappe liegt, ob es eine Frist gibt und ob mir an der Mail etwas verdächtig vorkommt. Ein Vorgang entsteht, wenn eine Mail durch die Tür kommt und ich erkenne, dass sie Arbeit macht oder du sie kennen solltest. Kategorien, die du als wichtig markiert hast, lege ich dir immer vor (Kategorien und Ordner). In der Mail-Ansicht erklärt Warum ist die Mail hier?, warum sie überhaupt im Posteingang gelandet ist.

Die Statuszeile über der Liste zeigt, woran ich gerade arbeite; Heute erledigt öffnet den Verlauf mit dem, was gleich gesendet wird (mit Stopp), heute erledigt ist (mit Rückgängig) und zurückgelegt wurde. Das ⋯ oben rechts bietet Aktualisieren, Posteingang neu sichten, Einstellungen und Pausieren.

Unterschied zum Posteingang

Der Posteingang zeigt alle Mails wie Gmail, mit Kategorien und Ordnern. Das Vorzimmer zeigt nur Vorgänge: Mails, die dich brauchen, mit fertigem Vorschlag. Eine Mail kann in beiden liegen; aus dem Posteingang führt Vorschlag ansehen dorthin.

Das Vorzimmer arbeitet nur, wenn du mir beides erlaubt hast: Vorzimmer: Post lesen und Antworten vorbereiten und Unpassende Angebote aussortieren. Mit Pausieren legst du es still; neue Mails landen dann nur im Posteingang, bis du es wieder einschaltest.

Wenn etwas nicht stimmt

Liegt etwas im Vorzimmer, das dort nicht hingehört, ändere die Kategorie direkt im Vorgang oder nutze Vorschlag verwerfen im ⋯-Menü. Nach dem Ablegen frage ich manchmal „Immer so?“ – dann lege ich Mails dieses Absenders künftig gleich ab (Absenderregeln). Fehlt dagegen eine Mail, markiere ihre Kategorie als wichtig oder gib mir eine Anweisung dazu.

Verwandt

Senden, Ablegen, Abklären · Schnellaktionen · Zurücklegen · Erledigt-Bericht · Schreibtisch · Posteingang